aktualności

Procedura windykacji należności w firmie

Grupa kapitałowa Coface rokrocznie podejmuje się analizy doświadczeń płatniczych polskich firm, a następnie formułuje raporty, które unaocznić mają stan regulowania zobowiązań w rodzimym biznesie.

Badanie opublikowane w marcu 2019 roku (a więc jeszcze długo przed eskalacją epidemii koronawirusa i gwałtownym zahamowaniem wzrostu gospodarczego) wykazało, że opóźnienie w płatności stało się standardową praktyką w polskim obrocie gospodarczym – zaległości płatniczych doświadcza 9 na 10 firm. Średni czas opóźnienia wynosi zaś aż 59,9 dni.

Nie ulega więc wątpliwości, że brak terminowej zapłaty należności stanowi ważki problem przedsiębiorców, a cykliczne monitowanie listowne lub telefoniczne rzadko kiedy przynosi oczekiwane rezultaty.

Mając na uwadze powyższą diagnozę trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie: jaka jest recepta?

Procedura windykacji należności w firmie – Prewencja

Przedsiębiorca – osoba, od której wymaga się zwykle pewnego rozeznania w biznesie i doświadczenia – w pierwszej kolejności powinien zaplanować metody obrony przed ewentualnymi zatorami płatniczymi. Dokonać musi przede wszystkim wyboru modelu egzekwowania należności.

Jeśli prowadzi duże przedsiębiorstwo, rozwiązaniem jest delegowanie pracowników (lub pracownika) do funkcjonowania jako dział windykacji. Wówczas dysponuje jednostką odpowiedzialną za monitorowanie stanu zadłużenia kontrahentów oraz przedsiębranie środków dyscyplinujących dłużników, takich jak wykluczenie z programu lojalnościowego, pisemne lub telefoniczne upomnienia czy prowadzenie negocjacji. Rozwiązaniem godnym polecenia podmiotom korporacyjnym jest opracowanie w ramach systemu compliance stosownego zbioru praktyk i procedur przewidzianych na wypadek popadnięcia kontrahentów w zwłokę.

Bardzo często jednak tego typu problemy pojawiają w małych firmach, jednak i one nie są bezradne. Przede wszystkim należy przykładać należytą staranność do kontrolowania terminów płatności tak, by opóźnienie natychmiastowo wiązało się ze zwróceniem uwagi nierzetelnemu partnerowi biznesowemu.

Przedsiębiorca może także weryfikować wypłacalność kontrahenta w rejestrach dłużników. Oczywistym jest, iż skoro podmiot widnieje w takim zestawieniu, to ryzyko, że nie będzie terminowo regulował swoich zobowiązań jest wysokie.

Wyjściem jest także outsourcing windykacji do  kancelarii prawnej lub specjalistycznej firmy.

Pomijając efekt psychologiczny, jaki na dłużniku wywiera pismo skierowane przez podmiot profesjonalny, dodatkowym sposobem na zminimalizowanie zagrożenia jest dodawanie na fakturach tak zwanej pieczęci prewencyjnej – informacji, że nieuregulowanie płatności wiązać się będzie z podjęciem stosownych kroków prawnych.

Jeśli powyższe działania nie zmotywują dłużnika do zapłaty, ostatnią szansą na uniknięcie drogi sadowej jest wystosowanie przedsądowego wezwania do zapłaty, zastrzegając w nim, że brak uregulowania należności we wskazanym terminie wiązać będzie się z natychmiastowym  wytoczeniem powództwa. Fakt, że tego typu pismo zostanie sporządzone przez firmę windykacyjną lub kancelarię prawną często wpływa mobilizująco na kontrahenta – nawet jeśli zapłata nie nastąpi niezwłocznie, zawarta może zostać korzystna dla wierzyciela ugoda.

Kierując wezwanie do zapłaty realizujemy także wymagania procesowe z art. 187 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego, który wymaga, by w pozwie wskazać, czy strony podjęły próbę pozasądowego sposobu rozwiązania sporu.

Procedura windykacji należności w firmie – Kiedy droga sądowa jest jedyną opcją

Spór sądowy inicjuje pozew. Pismo to, w dużym uproszczeniu,  zawierać musi konkretne żądanie zapłaty (a więc kwotę należności głównej, wysokość lub sposób obliczenia odsetek i innych należności ubocznych) oraz uzasadnienie przytaczające okoliczności faktyczne na jego poparcie. Uzbroić także należy się w niezbędne środki dowodowe (umowy, faktury VAT, wezwania do zapłaty).

Wbrew powszechnemu poglądowi postępowanie sądowe nie musi wiązać się z daleko idącymi wydatkami. Pamiętać trzeba, że w przypadku wygranego procesu zasadniczo to dłużnik zostanie obciążony kosztami, w tym zwrotem uiszczonych przez powoda opłat.

Jeżeli nasza sprawa jest stosunkowo mało skomplikowana (żądanie oparte jest na przykład o niezapłacone faktury albo dłużnik przyznaje, że jest zobowiązany do zapłaty), może ona zostać rozpatrzona w trybie upominawczym lub nakazowym, w którym sąd na posiedzeniu niejawnym (bez udziału stron czy świadków) wydaje nakaz zapłaty – swoisty substytut wyroku. Nakaz jest następnie wysyłany dłużnikowi z zobowiązaniem do uregulowania zawartego w nim żądania w terminie 14 dni bądź do złożenia odpowiedzi w stosownej formie (sprzeciwu lub zarzutów). Wniesienie przez pozwanego wymienionych środków skutkuje skierowaniem roszczenia do rozpoznania w formie „tradycyjnej”.

Jeśli w sprawie nie znaleziono podstaw do wydania nakazu zapłaty albo gdy dłużnik zaskarżył taki nakaz, sąd wyznacza rozprawą (lub rozprawy), na których przeprowadza analizę materiału dowodowego, przesłuchuje zgłoszonych świadków i wydaje wyrok. Od orzeczenia przysługuje apelacja, którą rozpoznaje sąd drugiej instancji.

Prawomocny wyrok lub nakaz zapłaty zaopatrzyć należy w klauzulę wykonalności – informację sporządzoną przez sąd, iż dokument ten uprawnia do wszczęcia egzekucji. Wobec dalszej bierności dłużnika nie pozostaje nic innego, niż skierowanie sprawy do właściwego komornika.

Rozwiązanie alternatywne – arbitraż

Wspomniane już wyżej obawy przedsiębiorców co do długości i kosztowności postępowania niestety często są uzasadnione. Zdarza się bowiem, że przedsiębiorca dochodzi zapłaty nie za prostą usługę lub w oparciu o fakturę sprzedażową, a w wykonaniu specjalistycznych, branżowych umów czy też w oparciu o niecodzienny stan faktyczny, wymagający dużej znajomości realiów rynkowych.

Nierzadko również pojawia się obawa, że konfrontacyjny klimat sali sądowej przekreśli dalszą współpracę stron.

Wówczas rozwiązaniem wartym uwagi jest sądownictwo polubowne – arbitraż. Procedura postępowania jest o wiele prostsza, koszty zaś niższe i przewidywalne z góry. Zasadniczo arbitrzy rozumieją również biznes lepiej, niż sędziowie państwowi. Zwłaszcza, że mogą być przez strony wybrani stosownie do wymaganej specjalizacji.

Również sama atmosfera arbitrażu (dużo większa swoboda, brak związania normami regulującymi postępowanie przed sądem, brak wszelkich „rekwizytów” sali sądowej – takich jak togi, ławy czy łańcuch sędziego) oraz rezygnacja  z większości ograniczeń proceduralnych, charakterystycznych dla występowania przed sądem państwowym, skutkują możliwością dokładnego, rzeczowego  i precyzyjnego wyjaśnienia okoliczności sprawy – na uczestnikach procesu ciąży dużo mniejsza presja, arbiter zaś rozpatruje o wiele mniej spraw, niż sędzia zawodowy, nie musi więc dzielić pomiędzy nie uwagi i czasu.

Wyrok sądu arbitrażowego – po stwierdzeniu jego wykonalności – ma taką samą moc wiążącą, co wyrok sądu powszechnego.

Zwrócić należy uwagę również na inne alternatywne metody rozwiązywania sporów (ADR – Alternative Dispute Resolution) – negocjacje, koncyliacje, mediacje, wstępne opinie ekspertów, miniprocesy, rozstrzygnięcia na próbę i inne postępowania prowadzone przez organy pozasądowe.

Taka forma rozstrzygania sprawy może pomóc w dalszym utrzymaniu kontaktów handlowych. Nie można bowiem wykluczyć sytuacji, w której z zapłatą opóźniać się będzie nasz partner strategiczny.

A jeśli egzekucja nie dojdzie do skutku?

Nawet w momencie, w którym wierzyciel podejmie wszelkie niezbędne kroki celem odzyskania należności, sukces nie jest gwarantowany – dłużnik może nie mieć majątku wystarczającego na uregulowanie zobowiązań.

Dopóki nasze roszczenie nie ulegnie przedawnieniu, możemy próbować wznawiać egzekucję (jeśli na przykład uzyskamy informację, że dłużnika spłacił jego dłużnik). Jeżeli nierzetelnym kontrahentem jest spółka kapitałowa, wytoczyć możemy powództwo przeciwko członkom jej zarządu na zasadach opisanych w Kodeksie spółek handlowych.  W grę wchodzi także sprzedaż wierzytelności firmie, która zajmuje się obrotem nimi.

Jeśli szansa odzyskania środków stanie się jedynie iluzoryczna, możemy zdecydować się na wyrządzenie dłużnikowi dolegliwości innego rodzaju i wpisanie go do ogólnokrajowego sadowego rejestru niewypłacalnych dłużników.

Procedury windykacji należności w firmie mogą więc być rozmaite. To do przedsiębiorcy należeć będzie analiza możliwych rozwiązań oraz wybór najbardziej optymalnego. Windykacja bowiem – jak każda inna gałąź biznesu – wymaga elastyczności i indywidualnego podejścia.

 

aplikant adwokacki Jakub Hajduk

adwokat Grzegorz Górecki

Źródło statystyk:

  1. Badanie płatności w Polsce 2019,  www.coface.pl/Aktualnosci-i-media/Biuro-prasowe/Badanie-platnosci-w-Polsce-2019-Wysokie-tempo-wzrostu-gospodarczego-nie-wyeliminowalo-opoznien-platniczych
udostępnij artykuł
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email
Share on print